Egy amerikai elnök és még valami – időgazdálkodás 2. rész

A módszert az Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight D. Eisenhower használta, aki a hatékonyságáról volt ismert. Két elnöki ciklusa alatt sok, nagy horderejű projektet valósított meg munkatársaival, akiknek a szakértelmére nagyban épített. Gyakran és jól választva delegált feladatokat. A módszer lényege, hogy mielőtt bármibe belevágunk, hozzunk döntést minden egyes teendőnkről – válaszoljuk meg magunknak, melyik tennivalónk mennyire sürgős és mennyire fontos.

Így néz ki a mátrix:

Priorizáljuk tehát a sürgős és fontos dolgok dimenziói között!

• Q1 – az egyaránt fontos és sürgős dolgok helye pl. határidős feladatok, találkozók. A legnagyobb stressz forrás ezeknek a feladatoknak a megoldása. A vezetők nagy része ebben a negyedben tölti ideje nagy részét, elvonva figyelmét a 2. negyedtől.
• Q2 – a fontos feladatok helye. A legsikeresebb emberek ezekkel a feladatokkal töltik a legtöbb időt. Mivel ezek nem sürgős feladatok, képesek vagyunk halogatni a velük való foglalkozást. Ez a stratégiai tervezés, az életünk fő irányainak kialakításának színtere.
• Q3 – a sürgős (de nem fontos) ügyek – pl. kitakarítani a lakást, megbeszélések. Csak a rövid távú tervezésre alkalmasak, nem hagynak nyomot bennünk.
• Q4 – a se nem sürgős, se nem fontos feladatok– pl. tv-t nézni, telefont nyomkodni. Jó dolog néha  kikapcsolódni, de könnyen a legnagyobb időrablás színtere lehet ez a negyed.

Feladat: írj listát tevékenységeidről és rendezd őket a négy negyedbe. Majd gondold végig, az egyes kategóriákat:

• Hogy tudod csökkenteni az 1. negyed elemeit?
• Hogyan tudod bővíteni és időt szakítani a 2. negyedre?
• Hogyan delegálj ki feladatokat a 3. negyedből? és
• Hogyan tartsd meg az önfegyelmet a 4. kategóriában

Ehhez a módszerhez össze kell szedni az összes kisebb- nagyobb feladatot amit el akarsz végezni. Legyen az akár munkahelyi, akár a magánéletedhez kapcsolatos. Ez a nulladik lépés, ami akár napokig is eltarthat.

1. Rögzítsd az összes napi, heti, havi és hosszútávú feladatot, ami érint Téged!
2. Bontsd le a feladatokat:  szedd a nagy feladatokat kisebb részfeladatokra . Vizsgáld meg, hogy mi az amit neked kell elvégezni, és melyek azok, amelyek más feladatai. Ezeket delegáld!
3. Rendezd a feladatokat témakörökbe (pl. család, kert, gyerek)
4. Nézd át a listádon szereplő dolgokat és azok alakulását rendszeresen ( napi, heti szinten).

Tipp:

Ha 1 másodperc mérlegelés alatt arra jutsz, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart megcsinálni az adott feladatot, akkor csináld meg azonnal! A kisebb feladatok gyors elvégzése rengeteg időt és frusztrációt spórolhat meg Neked.