ÖSZVÉR VÁLLALATI KULTÚRÁK Avagy maradj inkább TOPPON mint HOPPON

HIBRIDEN INNEN ÉS TÚL

James Stanier, Michael Li, Jesse Anderson szerzők a nagy hibrid vállalati kultúrák különbözőségein és hasonlóságain elgondolkodva olyan tapasztalati tudás összegzésére tesznek kísérletet, amik megfelelő kommunikációs stratégiák kidolgozásában segíthetnek.

Az otthoni munkavégzés irányába mutató világjárvány mérséklődött, de míg sok munkavállaló hozzászokott a távmunka kényelméhez és rugalmasságához, és egyben igényli is azt,  sok vállalat inkább azt szorgalmazza, hogy a munkavállalók térjenek vissza az irodákba.

Kompromisszumos megoldásként egye inkább az tűnik járható útnak, hogy a munkáltatók olyan hibrid struktúrákat hoznak létre, amelyekben össze tudják hangolni a jelenléti és online-távmunkát végző csapatok munkáját.

A McKinsey 800 vállalati vezető bevonásával készült közelmúltbeli tanulmánya azt mutatta, hogy a jövő nagyvalószínűséggel a hibrid megoldásoké, normának is majd ez tekinthető.

Tapasztalatik szerint ezek a “vegyes tüzelésű” vállalatok úgy működnek igazán, ha a hibrid munkafolyamatok során minden résztvevőt távoliként kezelnek.

Ez azt jelenti, hogy minden munkatársnak hozzáférést kell biztosítani ugyanazokhoz az információkhoz, munkatársakhoz, informatikai eszközökhöz, a fejlődés és a siker lehetőségéhez, függetlenül attól, hogy egy berlini irodában ül, vagy egy Jakarta-i kávézóban veri a klaviatúrát vagy épp egy tokiói hálószobában végzi a munkáját. 

(Személyes megjegyzésként azért mosolyogva had tegyem hozzá, hogy a tokiói hálószobát nem tudom miért említik a szerzők a potenciális munkavégzés terepeként, bár igaz, a távmunka épp azzal a szabadsággal jár, hogy mindenki onnan végzi, ahonnan akarja és vagy tudja, akár Indonéziából, akár Japánból akár Honoluluból. A lényeg: a távolság nem jelentheti azt, hogy az irodában ülőkhöz képest hátrányos helyzetbe kerül az, aki távolból dolgozik.)

Ennek a szemléletnek a bevezetése ugyan egyszerűnek tűnik, mégsem magától értetődő. A szemléletváltáshoz következetes vezetői stratégia kell, melyek kiemelt fontosságú lépései a szerzők szerint a következők:

1. Az aszinkronitás felvállalása, a kommunikáció összehangolása

iA cél, hogy minden egyes alkalmazott egyenlő eséllyel vegyen részt a kommunikációban. Ebben az alábbi javaslatok nagy hasznukra lehetnek:

• A különböző időzónában lévő csapatoknak írásos vagy rögzített kommunikációra kell áttérniük. Ez azt jelentheti, hogy a napi stand-up értekezletet le kell cserélni egy chat-csatorna állandó rövid írásos frissítésére, vagy olyan írásos hozzáférhető dokumentumokra, amelyek megkönnyítik a megjegyzésekben való diskurzust.
• Természetesen sokszor szinkronban zajló értekezletre van szükség egy összetett vagy sürgős kérdés megvitatásához. Ebben segítséget jelenthetnek a rögzített Zoom-megbeszélések, vagy a Google Dokumentumok-ban közösen szerkesztett megbeszélések jegyzőkönyveinek és a video hívások leiratainak  automatikusan generált, mindenki által hozzáférhető mappái, hírfolyamai.

2. A kommunikációs határok egyértelművé tétele

A távmunka során gyakran nem világos, hogy a kollégák és a vezetők mikor állnak rendelkezésre a csevegésre, mikor igényelnek nyugalmat egy feladatra összpontosítva vagy időt a családjukkal való pihenésre. Ez kínos vagy bosszantó megszakításokhoz vezethet. Ez természetesen nem új probléma. Ezért szükségszerű pontosan meghatározni a szakmai kommunikáció határait, idősávjait.

A hibrid vállalati kultúrákban a távmunka végzésének lehetőségét alap működési formának kell tekintenünk. Ezek szabályrendszerét minden platformra vonatkozóan tisztán le kell fektetnünk annak érdekében, hogy elkerüljük a kínos félreértéseket és valóban hatékonyan tudjunk teljesíteni. A távoli munkavégzés azt jelenti ugyanis, hogy e -mailekben, chat üzenetekben, video hívásokban és dokumentációkban navigálunk különböző prioritási és sürgősségi szintek között. Az elvárásokat minden csapat felé pontosan meg kell határoznunk, hogy a szükséges összhang megszülethessen. Mikor és milyen határidővel vagyok köteles válaszolni a hozzám érkező kérdésekre chaten, e-mailen, telefonon, videó híváson keresztül? Milyen szabályok vonatkoznak az információk továbbítására, elfogadására, megismerésére? Ha mindent pontosan szabályokba foglalunk, azzal csökkentjük a felelősség okozta szorongást , hisz ismert és vállalt keretek közé tereljük a szakmai kommunikációt. Ezzel sok konfliktushelyzetet és félreértést elkerülhetünk.

3. Tegyük egyértelművé a munkaidőt

A munkaidő-beosztás mindenki számára nyilvános és elérhető kell legyen, beleértve a hosszabb szabadságot és a rövidebb szabadnapokat is.

Az a hozzáállás, miszerint valaki  szabadsága, vagy éppen munkával töltött ideje megszakítható csak azért, mert éppen nem vesz részt egy megbeszélésen, egyáltalán nem felel meg a helyes gyakorlatnak, hiszen vagy megérdemelt pihenőjét tölti az illető vagy egy látszólag szabad délutánját épp egy fontos javaslat megírásával tölti. 

Dokumentáció

Nem csak a döntések eredményeit, de az odáig vezető utat is dokumentálhatóvá és visszamenőleg is hozzáférhetővé kell tenni. Ez hatékonyabbá teheti az összes folyamatot, hisz segít megérteni egyes fázisokban született döntések hátterét.

4. Információ áramlása – áramoltatása

Az irodákban minden nap több száz személyes beszélgetés zajlik, hiszen ezáltal áramlik a szükséges információ. Kis munkahelyeken ez a kommunikáció működőképes és bevált módja lehet a munkafolyamatoknak, de nagyon vállalatoknál, ahol a munkaerőt elosztják, már nem hatékony. Ezért a vezetőknek ki kell alakítaniuk az írott vagy rögzített üzenetküldés kultúráját, hogy közvetítsék a vállalat szívverését. Érdemes bevezetni a rendszeres hírlevelekben való információ áramlás gyakorlatát, amely érvényes és visszakereshető forrása lehet a vezetői elvárásoknak.

5. A sikerhez szükséges eszközök biztosítása

A hatékony távmunka megköveteli, hogy mindenki ugyan olyan minőségű és tudású eszközzel dolgozhasson. Az otthoni eszközök nem helyettesítik a jól felszerelt csúcstechnikát alkalmazó irodákat. Sok vállalat ösztöndíjakkal támogatja az otthoni irodák fejlesztését és felszerelését, más cégek pedig több ezer dollár értékű irodai fejlesztést kínálnak, hogy megfelelő technikai környezet vegye körül az otthonról dolgozó munkatársakat is. A teljesen távolról prosperáló cégeknél ez a kiadás könnyebben viselhető, mivel nem költenek pénzt irodabérletre.

Ez az öt pillér csak kiindulópont egy sikeres hibrid kultúra felépítéséhez. Valójában a hibrid kultúrára való sikeres átállás olyan gondolkodásmódot igényel, amelyhez minden nap sok apró szokásunkat kell megváltoztatni. Ha mindenkit távmunkát végző munkatárnak tekintünk és ehhez szabjuk a mindennapi gyakorlatot, komoly fejlődést érhetünk el.

Mi van akkor azonban, ha még a távmunka elvi lehetőségétől is elzárkózik egy munkáltató?

Előbb – utóbb hoppon marad.

https://hbr.org/2022/03/what-great-hybrid-cultures-do-differently