Egyre több HR feladat, egyre kevesebb HR-es

Mihez kezdjen a HR, amikor az adminisztráció elviszi az energiát?

Az elmúlt években a HR terület jelentősen túlterheltté vált. Miközben a szervezetek működése bonyolultabb, szabályozottabb és gyorsabb lett, a HR csapatok nem növekedtek ezzel arányosan – sőt, sok helyen inkább csökkentek.

A tipikus helyzet ma így néz ki:

• növekvő létszám vagy fluktuáció,
• egyre több jogszabályi és adminisztratív kötelezettség,
• fokozódó vezetői és munkavállalói elvárások,
• miközben 1–2 HR-es viszi a teljes HR működést.

Az eredmény pedig ismerős:
- a HR idejének nagy része adminisztrációra megy el,
-  és nem marad kapacitás az érdemi, stratégiai HR feladatokra.

Miért probléma ez hosszú távon?

A HR adminisztráció természetesen elengedhetetlen.
De ha a HR kizárólag adminisztratív üzemmódban működik, annak komoly következményei vannak.

1. A HR „reaktív” szerepbe szorul

• tűzoltás,
• határidők betartása,
• papírok, riportok, adatszolgáltatás.

Nincs idő:

• vezetőt támogatni,
• rendszert fejleszteni,
• kultúrát építeni,
• megtartási problémákkal foglalkozni.

2. A vezetők magukra maradnak HR-kérdésekben

Ha a HR elfoglalt az adminisztrációval:

• a vezetők nem kapnak időben támogatást,
• ad-hoc, következetlen döntések születnek,
• nő a szervezeti feszültség.

A HR ilyenkor nem üzleti partner, hanem „háttériroda”.

3. A HR-esek kiégése is gyorsul

A monoton, nagy mennyiségű adminisztratív munka:

• frusztráló,
• nem ad szakmai sikerélményt,
• növeli a fluktuációt éppen a HR-ben.

Ez egy önmagát erősítő spirál.

Mit tehet ilyenkor a HR terület?

A kulcskérdés nem az, hogy „még egy HR-est vegyünk fel?”,
hanem az, hogy: milyen feladatokat végezzen belső HR, és mit érdemes kiszervezni?

Az egyik leggyorsabb, leghatékonyabb megoldás: a HR adminisztráció részleges outsourcingja

Mit jelent a részleges HR admin outsourcing?

Nem teljes kiszervezésről van szó, és nem „HR kiváltásról”.

A részleges HR admin outsourcing lényege:

• az időigényes, repetitív, szabályozott HR admin feladatok kiszervezése,
• miközben a stratégiai és üzletközeli HR funkciók belső kézben maradnak.

Tipikusan kiszervezhető területek:

• beléptetés–kiléptetés adminisztrációja,
• munkaszerződések, módosítások előkészítése,
• HR nyilvántartások kezelése,
• szabadságok, távollétek adminisztrációja,
• HR riportok, adatszolgáltatás,
• határidők és jogszabályi megfelelés követése.

Miért éri meg a HR admin kiszervezése?

1. Azonnali időfelszabadítás a HR számára

A legnagyobb nyereség nem csak költség, hanem idő.

A belső HR végre tud:

• vezetőkkel dolgozni,
• kiválasztási és megtartási folyamatokat fejleszteni,
• teljesítmény- és karrierrendszerekkel foglalkozni,
• employer brandinget, kultúrát építeni.

 A HR visszatér a valódi értékteremtő szerepéhez.

2. Költséghatékonyabb, mint új kollégát felvenni

Egy új HR-es:

• teljes bérköltség,
• betanulási idő,
• fluktuációs kockázat.

Ezzel szemben az outsourcing:

• tervezhető, fix költség,
• azonnal működő megoldás,
• nincs „kapacitás kihasználatlanság”.

Különösen KKV-knál és gyorsan változó szervezeteknél ez kritikus előny.

3. Szakértői háttér és jogszabályi biztonság

A HR admin területén a hibák:

• jogi kockázatot,
• munkaügyi bírságot,
• reputációs problémát okozhatnak.

Egy specializált outsourcing partner:

• naprakész a jogszabályokban,
• standardizált folyamatokkal dolgozik,
• csökkenti az egyéni hibázás kockázatát.

Ez biztonságot ad a HR-nek és a vezetésnek is.

4. Skálázhatóság növekedés vagy krízis esetén

A HR admin terhelése nem lineáris:

• létszámnövekedés,
• fluktuáció,
• szervezeti átalakulás esetén ugrásszerűen nő.

Outsourcinggal:

• nem kell azonnal új embert keresni,
• a kapacitás rugalmasan bővíthető vagy csökkenthető.

A HR működés ellenállóbbá válik.

Mit nyer ezzel a szervezet összességében?

• fókuszáltabb HR működés,
• jobb vezetői támogatás,
• gyorsabb HR reakcióidő,
• kisebb adminisztratív kockázat,
• motiváltabb HR csapat.

És ami talán a legfontosabb: a HR nem lemarad, hanem előrébb kerül a szervezeti prioritások között.

Fontos: az outsourcing nem menekülés, hanem döntés

A részleges HR admin outsourcing:

• nem a HR kudarcának beismerése,
• hanem annak felismerése, hogy a HR ideje a legdrágább erőforrás.

Azok a szervezetek járnak jól, akik:

• tudatosan szétválasztják az admin és a stratégiai HR feladatokat,
• és nem adminisztrációval próbálnak „HR-t csinálni”.

Összegzés

Amikor:

• nő a HR feladatmennyiség,
• csökken vagy stagnál a HR létszám,
• az adminisztráció elviszi az energiát,

akkor a kérdés nem az, hogy bírja-e még a HR,
hanem az, hogy okosan használja-e az erőforrásait.

A részleges HR admin outsourcing:

• gyors,
• költséghatékony,
• és lehetővé teszi, hogy a HR végre azzal foglalkozzon, amiért valóban értéket teremt.

‍